Google フォームで実現する！アンケートの作成・集計を自動化で業務効率UP
目次
はじめに
Google フォームは、無料で簡単にアンケートを作成し、データを収集・分析できる便利なツールです。
社内アンケートやイベント出欠確認、顧客フィードバックなど、さまざまな場面で活用されています。
本記事では、Google フォームの主な機能や活用事例、導入による効果について詳しく解説します。
使用したシステム
Google フォームは、Google アカウントがあればすぐに使えるオンラインアンケート作成ツールです。
ITの専門的な知識がなくても、誰でも簡単にフォームの作成や回答の集計、分析が行えます。
また、豊富なテンプレートが用意されており、用途に応じたフォームをスピーディーに作成できます。
このような特長から、ビジネスシーンでも広く利用されています。
Google フォーム の機能
Google フォームには、アンケートやフォーム作成に便利なさまざまな機能があります。
ここでは代表的な機能を紹介します。
フォーム作成機能
- 必須設定：各質問に対して必須回答を設定できます。
- 質問形式の選択：記述式、ラジオボタン、チェックボックス、プルダウンリストなど、多様な設問形式に対応しています。
共有と配布
- URLの発行：アンケートに回答してもらうための専用URLを作成し、メールやチャットで送ることやWebページ内に表示することができます。
フォームの共有方法として QRコードを使って配布することも可能です。
QRコードの生成は Google フォーム自体の機能ではありませんが、Google Chrome の共有機能を利用することで簡単に作成できます。
※Google Chrome は Google が提供する無料のウェブブラウザで、多くのパソコンやスマートフォンで利用されています。
Microsoft Edge をご利用の場合でも、QRコードの作成は同様に行えます。
※Microsoft Edge は Microsoft が提供するウェブブラウザで、Windows に標準搭載されています。
回答の集計と分析
- 集計結果の作成：フォーム編集画面の「回答」タブを開くことで、リアルタイムの集計結果をすぐに確認できます。
- グラフの自動作成：選択式の質問に対しては、棒グラフや円グラフが自動で生成され、視覚的にデータの傾向を把握できます。
作成されたグラフはコピーして報告書などに貼り付けることもでき、資料作成にも活用できます。
- Google スプレッドシートの出力：回答内容を表形式で自動的に記録でき、Excelのようにデータの整理や分析ができます。
また、デザインの面でもカスタマイズが可能で、フォームの背景色やフォントの変更などを行って、自分好みのスタイルに整えることが可能です。
便利な設定として、アンケートの回答があった際にメールで通知を受信することもできます。
標準機能ではありませんが、プログラミングやRPAツール(操作手順を自動化できるツール)などを活用することで、Google Chat や Teams などのツールへ自動通知を送信する設定も可能です。
さらにGoogle Workspaceを契約すると、必要に応じて回答者のメールアドレスを自動収集したり、組織内のユーザーに限定公開もできます。
※Google Workspace は、Gmail やカレンダー、ドライブ、スプレッドシートなどをまとめて利用できる、Google の有料ビジネス向けクラウドサービスです。業務効率化を目的に、多くの企業や組織で導入が進んでいます。
Google フォーム の活用例
Google フォームは、多様な用途で活用できます。
- 出勤管理（勤怠報告、出社状況の確認など）
- イベント管理（出欠確認、参加申し込みなど）
- 顧客アンケート（商品フィードバック、満足度調査など）
テンプレートが用意されており、必要に応じてテンプレートをもとに内容を調整することで、よりスムーズにフォームを作成することができます。
なお、弊社では Google フォームを活用して勤怠報告の仕組みを導入した事例も別のブログ記事で紹介していますので、興味のある方はぜひそちらもご覧ください。
導入効果
Google フォーム を導入したことで、以下の効果が得られました。
- 作業時間の短縮：手書きのアンケートやExcel管理の手間を省くことができます。
- データの正確性向上：自動集計機能によって入力ミスを防ぐことができます。
- リアルタイム分析：回答データをすぐに確認し、活用することができます。
- コスト削減：紙のアンケート印刷や配布のコストを削減することができます。
これらの導入効果により、業務を効率化し、迅速な意思決定が可能になります。
さらに、Google フォームは単体でも便利なツールですが、Google Workspaceと組み合わせることで、アンケートの作成・配布・集計・共有といった一連の流れを一元管理できます。
まとめ
Google フォームは、誰でも簡単にアンケートを作成・集計でき、業務の効率化に役立つツールです。
さらに、Google Workspace を導入することで、社内全体の情報共有や業務プロセスの一元化も可能になります。
弊社では、Google Workspace の導入支援をはじめ、本記事で紹介した通知設定や外部ツールとの連携などもサポートしております。
ご興味のある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
