確認漏れゼロ！Googleフォーム × GAS で勤怠連絡を簡単に

はじめに

今回は、社内で運用している「勤怠連絡システム」についてご紹介します。
「今日は急用で遅刻します」「急な体調不良でお休みします」など、社員からの勤怠連絡はスムーズに共有したいですよね。
勤怠連絡の手段が統一されていないと、電話やメール、メッセージアプリなどバラバラに連絡が来てしまい、確認漏れや対応の遅れにつながることもあります。
そんな課題を解決するため、私たちの社内ではGoogleフォーム と Google Apps Script (GAS) を使った勤怠連絡システムを導入しています。

使用したシステム

Googleフォーム
Googleフォームは、Googleが提供するオンラインツールで、アンケートや調査、申込フォームなどを簡単に作成・共有できる機能です。
回答データは自動的にGoogleスプレッドシートに連携可能で、無料で幅広く利用できる手軽さが特徴です。
勤怠連絡フォームを作成して、使用しています。

Google Apps Script (GAS)
Google Apps Script (GAS) は、Googleの提供するJavaScriptベースのスクリプト環境で、Google Workspace（例: Gmail, スプレッドシート, ドライブ）の機能を拡張・自動化できます。
手軽にスクリプトを実行して業務効率化が可能で、ウェブアプリとしての公開も簡単です。
勤怠連絡フォームから送信された情報を、メールやSlackで展開する処理を作成して使用しています。

システムの仕組み

弊社で活用している勤怠連絡システムは、社員がGoogleフォームから連絡を送信すると後続のGASの処理が自動実行されて通知が行われる、とてもシンプルな仕組みです。

勤怠連絡システムのフロー

①Googleフォーム

社員が勤怠連絡のフォームを開くと、まずは氏名と連絡内容を選択するページが表示されます。


「連絡内容」の回答によって、次のページの質問内容が変わるように設定してあります。（セクション設定）
例えば、連絡内容で「夏季休暇」を選択した場合は、次のページで夏季休暇についての質問が表示されます。


送信された回答は、Googleフォームが自動的にスプレッドシートにまとめてくれます。

②Google Apps Script (GAS)

勤怠連絡フォームから勤怠連絡が送信されると、GASの処理が実行されるように設定します。


処理が実行されると、まずはフォームから送信された回答を取得します。
取得した回答は、通知用の文言などを加えて整形します。

次に、整形した内容をメーリングリストとSlackにそれぞれ通知します。
Slack側の設定については、こちらの記事で解説しているので、併せてご参照ください。



メーリングリストとSlackに、それぞれ以下のような通知が届きます。

導入効果

勤怠連絡システムの導入により、勤怠情報がGoogleスプレッドシートに自動的に記録され、リアルタイムで複数の管理者に通知される仕組みが整いました。
これにより、手動での情報転記の手間や確認ミスといった課題が解消され、管理業務のスピードと正確性が向上しました。
また、情報が一元管理されることで検索や集計が簡単になり、管理業務全体の負担が大幅に軽減されました。

さらに、社員の立場からも、連絡すべき内容がフォームの項目として明確に示されているため、伝え漏れの心配がなくなり簡単に連絡ができるようになりました。
スマートフォンやPCから簡単に操作できるため、従来の電話やメールに比べて、連絡の手間が削減されました。

まとめ

「勤怠連絡システム」はとてもシンプルで簡単な仕組みですが、スムーズな情報共有と業務の効率化に大きく貢献しています。
弊社では、このような業務の効率化のご提案や導入のお手伝いもしております。
気になった方はぜひお気軽にお問い合わせください♪